Въпроси и отговори


Въпроси и отговори


І. Разяснения на Отговорния орган относно основни изисквания по управлението на проектите и отчитането на тяхното изпълнение:   
 
1. Относно  възнагражденията за персонал на екипите по проекта
По проектите могат да работят експерти с трудови договори,  с подписани допълнителни споразумения към трудовите им договори или със сключени граждански договори. С цел уреждане на въпросите, възникващи с възнагражденията на външните експерти, привлечени за работа по проектите по ЕИФ, ОтО въведе образец на Декларация за ангажираност, която следва да бъде приложена за всеки един външен експерт в момента на кандидатстване. Предлага се при кандидатстване организацията вече да е сключила граждански договори с тези експерти, с което се улеснява процеса на оценяване на експертизата на организацията-кандидат.
Освен това гражданските договори следва да са сключени за размер на възнагражденията, които съответстват на обичайния размер на възнагражденията от практиката на бенефициента. За целта е въведена Декларация за размер на възнагражденията на организацията-кандидат, която се прилага при подаване на документите за кандидатстване.
В гражданските договори е необходимо да бъдат остойностени дейностите, които ще се изпълняват от експертите при изпълнение на договора за предоставяне на БФП. При отчитане на дейността трябва ясно да се вижда приносът на съответното лице по сключения граждански договор, като отчетността се извършва с отчети за извършена дейност и отработено време и констативни протоколи за приемане на работата  от възложителя, ръководител на организацията-бенефициент.
 
2. Относно разходите за командировки
В сключените граждански договори следва да има текст, че командировъчните разходи са за сметка на възложителя. Необходимо е за всяка командировка да има командировъчна заповед и съответните отчетни документи.
Пътните разходи  за гориво при ползване на  служебен/личен автомобил се включват в командировъчни разходи и следва да се отчитат без ДДС. Да се спазва разделянето на тези разходи в зависимост от водача на автомобила, напр. пътните разходите за гориво при командировъчни на лица от екипа за управление на проекта са към Непреките разходи,  а при лица от екипа за изпълнение на проекта – към б.п. разходи за командировки от Преките разходи.
 
3. Относно съвместяването на дейности и риск от двойно финансиране
При използване на част от офис на организацията-бенефицинет за целите на проекта, са допустими разходите за съответната  част от офиса, респективно помещение от офиса, което се използва само за целите на проекта, като разходите са допустими само за срока на изпълнение на проекта.
При сключването на гражданските договори следва изключително стриктно да се следи определянето на  предмета на договора, срока и етапа на изпълнение, на който ще участва съответното лице-изпълнител по гражданския  договор. Бенефициентите следва да бъдат максимално обяснителни при сключване на договора и да включат всички хипотези, които се предполага, че ще възникнат при изпълнение на договора за предоставяне на БФП. При възникване на нови хипотези е възможно да бъдат отчетени чрез сключване на допълнително споразумение.
 
ІІ. Въпроси на участници в Информационния ден:  
 
1. До кога е планирано да бъдат подписани договорите за предоставяне на БФП и до кога е планирано да се изпълняват?
Планираният срок за сключване на договорите със одорените за финансиране кандидати е до 20.12.2010 г., а крайният срок за изпълнение на проектите съгласно т. 3.1.4. от Насоките за кандидатстване по схемата е до 20.06.2011 г. – т.е. 10 дни преди срока за допустимост на разходите по Годишна програма 2009. С това се дава възможност да бъдат признати разходи, изплатени след приключване на проекта (напр. за осигурителни вноски и т.н.)
 
2. Договарянето с подизпълнители по ПМС 55 ли следва да се извършва или по ЗОП?
Тръжните процедури се провеждат в зависимост от типа възложител.  При проектите по ЕИФ се прилага се ПМС 55, като следва да се обърне внимание на вида на обществени поръчки в зависимост от размера на финансирането.
 
3. Дали  освен автобиографии и декларации за ангажираност кандидатите трябва да представят и граждански договори на екипите по проекта?
Представянето на граждански договори не е задължително, но е препоръчително сключването на такива договори с външните експерти за организацията-кандидат преди подаване на проектното предложение, които да включват отлагателна клауза за влизане в сила от датата на сключване на договора за предоставяне на БФП. Във всеки договор има момент на подписване на договора и момент на влизане в сила на съответния договор. Възможно е включване в договора на отлагателна клауза, с условие за влизане   в сила след сключване на договора за БФП.
 
4. При пътуване на чуждестранни експерти, работещи за организацията-кандидат, за участие в конференция, организирана по проекта, които няма да получат заплащане по проекта, допустими ли са разходи за командировъчни и ако да, към кое перо на бюджета следва да се отнесат?
Разходите за командировъчни на консултанти-членове на екипа за изпълнение на проекта  в конкретния случай са допустими като разходи  в б.п. 2 на Бюджета на проекта „Разходи за командировки” по реда и условията за Наредбата за командировки  и специализации в чужбина. В случая  със съответните експерти трябва да бъдат сключени договори, в които да се каже, че лицето ще работи по проекта без възнаграждение, но ще му бъдат поети разходите за командировки. Следва да има издадена командировъчна заповед от ръководителя на организацията-страна по договора за предоставяне на БФП, като при отчитане на командировката от консултантите да се представят оригиналните разходооправдателни документи.
Освен това разходите за командировъчни на член на екипа за управление на проекта и на член на екипа за изпълнение на проекта следва да се отнасят   към различни бюджетни раздели – в първия случай към „Непреки разходи”, във втория – към „Преки разходи”.  В случай, че  едно и също лице участва в екипа за управление на проекта, напр. като ръководител на проекта, а също така участва  в  по изпълнение на проекта, напр. като пряк участник в изпълнението на определена дейност съгласно описанието на проекта (приложение към Договора за предоставяне на БФП),  със съответното лице може да бъдат сключени два  отделни граждански договора със съответен текст за предмет на договора. По този начин се улеснява отчитането на дейностите и плащането на възнагражденията по договорите, за дадения пример - като ръководител проект от раздела Непреки разходи, съответно като изпълнител от б.п. възнаграждения на раздела преки разходи.
 
5. Организацията използва за счетоводството си услугите на счетоводна къща, а не на счетоводител. Къде в бюджета следва да се планират тези разходи?
Тези разходи следва да се планират в „Непреки разходи”, като  организацията следва да докаже, че има дългосрочен договор със съответната счетоводна къща (сключен най-малко половин година преди подаване на проектното предложение ). По отношение на признатия разход - трябва да бъде уточнена тази част от разхода, която отговаря на извършената услуга по изпълнение на проекта от страна на фирмата-счетоводител, както и срокът на нейното предоставяне в рамките на срока на договора за БФП.
 
6. Може ли религиозна организация, регистрирана в България по Закона за вероизповеданията, да кандидатства като водеща организация или партньор по схема BG EIF 2009/01 на ЕИФ?
Отговор ще бъде даден допълнително след провеждане на консултации с компетентни органи.  
 
7. Относно Компонент 2 „С цел осигуряване на устойчивост, подкрепа на развитието и функционирането на съществуващи информационни центрове за имигранти”. Дали само организации, които вече са създали функциониращи информационни центрове, са допустими и възможно ли е да се финансира създаване на нови центрове?
Съгласно Насоките за кандидатстване, Таблица за оценка на допустимостта, относно Компонент 2 изискване за допустимост на кандидата е: „Водещата организация е създала функциониращ информационен център за имигранти по ЕИФ”, като компонентът предвижда осигуряване на устойчивост и подкрепа на вече функциониращи центрове.
 
8. Относно Компонент 3 „Подкрепа на осъществяване на курсове за имигранти, допринасящи за успешната им интеграция в българското общество – курсове по български език, гражданска ориентация, история, традиции, обичаи и др.”. Допустими ли са командировъчни разходи на обучаемите?
Допустими са пътните разходи на обучаемите, но те не следва да се включват в бюджетно перо 2 „Разходи за командировки”, а като разход към съответното б.п. в раздел Външни услуги, напр. организиране на конференции или семинари или друго. Освен това със съответните лица следва да има сключен договор за обучение и разходите да се отчитат на базата на разходооправдателни документи и присъствени списъци. В списъците трябва да е посочена дестинация, дати и да бъдат прикрепени билетите. При издадени общи билети се препоръва да суе приложи подписана декларация от лицето, че то действително е пътувало.
 
9. Означава ли наименованието на Компонент 5 „Подобряване на техниките за наблюдение и оценка на мерките по интеграция”, че трябва да се работи върху вече съществуващи мерки по интеграция?
Наред с работа върху съществуващите мерки по интеграция е възможно да бъдат предложени и нови такива.
 
 
10. Каква е ролята на партньорите – разходите на партньора еднакво допустими ли са?
Водещата организация е отговорна за финансовото управление на проекта, финансовото разпределение се извършва по дейности. Водещата организация задължително следва да сключи партньорско споразумение и да подпише съответната декларация по образец. Разходите на партньорите са допустими в същата степен, но в проектното предложение следва да е разписано кои дейности ще бъдат изпълнявани от партньорите.
 
11. По Компонент 1 „Подкрепа на подготвителни дейности за успешно практическо приложение на новите директиви и добра практика на ниво ЕС”. Какви са допустимите дейности?
По Компонент 1 няма примерни дейности, дейностите са свързани с анализи на новите директиви: Директива относно условията за влизане и пребиваване на граждани на трети държави за целите на висококвалифицирана трудова заетост, Директива за сезонните работници и Директива за вътрешно-корпоративния трансфер и др. и анализи на българското законодателство в областта. Възможните дейности включват такива с общо информативен характер като издаване на брошури, предоставяне на информация и др.
 
12. По Компонент 2 „С цел осигуряване на устойчивост, подкрепа на развитието и функционирането на съществуващи информационни центрове за имигранти”. Има ли таван на допустимостта на разхода при наемите на центровете?
Разходите за наем са допустими съгласно Приложение 11 от Решение на Комисията С(2008)457 . Размерът на разходите следва да е съобразен със средната пазарна цена на наемите в съответния регион.  Извършва се процедура за подбор на наемодател, съгласно която се избира предложението на този наемодател, който изпълнява зададените изисквания при най-ниска предложена цена.
 
13. Ако организацията се помещава в помещение, което е вече наето, следва ли да се извършва процедурата по наемането?
Не, в такъв случай не се извършва процедура за избор на помещение, но се поемат разходите само за тази част от помещението, която се използва за целите на проекта  в рамките на срока на договора. Следва да се издаде Заповед на ръководителя на организацята-бенефициент за определяне на срока и размер на ползваното помещение за нуждите на проекта, както и размер на присъщите режийни разходи при ползването му.
Петков – по принцип наемите на помещения не влизат в приложното поле на ЗОП или ПМС 55 и следователно те не се определят с тръжни процедури, но следва да се докаже, че наемът е по пазарни цени, съобразени със средните стойности в района.
 

ІІІ. Препоръки от екипа на Отговорнияин орган

 
1. Участниците да се постараят максимално точно да си планират разходите в бюджета на проектното предложение.  
2. Да се обърне внимание на включването на съответен размер на  осигурителните плащания, както и на невъзстановимото ДДС.
При определяне на размера на осигурителните вноски е трудно да се предвиди точният размер, поради което препоръчва да се заложат осигурителните вноски в пълен размер.
При разделянето на невъзстановимото ДДС  - следва да се има предвид, че невъзстановимото ДДС по преките разходи е в групата на преките разходи, а невъзстановимото ДДС по непреките разходи е в групата на непреките разходи.
3. Препоръча при всеки разход максимално да бъдат окомплектовани всички оригинални документи, с което се улеснява отчитането на проекта.

ВЪПРОСИ И ОТГОВОРИ : 22.11.2010 г.





  • Ипрати на приятел

EN ISO 9001:2008 "Административно обслужване на физически и юридически лица"


© 2014 Официална страница на Министерството на труда и социалната политика на Република България
Vidin Vidin